İK Gözüyle Oryantasyon Süreci: Başarılı Bir İlk İzlenim Nasıl Oluşturulur?

Yeni çalışanların işe alımında en önemli adımlardan biri, çalışanları kurumu ve kültürünü tanıma fırsatına kavuşturan insan kaynakları oryantasyon sürecidir. Bu süreç, iş bilgilerini aktarmanın yanı sıra iyi bir ilk izlenim bırakmak, verimliliği artırmak ve çalışan sadakatini güçlendirmek için de önemli bir fırsattır. İnsan kaynakları oryantasyonunda amaç, yeni işe alınan kişinin şirketin kültürünü, değerlerini ve beklentilerini anladığından ve benimsediğinden emin olmaktır.

1.İlk Adım: Pre-Onboarding Neden Önemlidir?

İşe alım süreçleri artık salt bir formaliteden ziyade stratejik bir hamle olarak görülüyor. İşe alım oryantasyonu zaman içinde değişerek, ilk gün verilen bilgilerden, teklifin kabul edildiği anda başlayan bir sürece dönüşmüştür. İşe alım süreci tamamlandıktan sonra oryantasyon resmen başlamış olur. Çalışanın işe başlamadan önce ihtiyaç duyacağı tüm evraklar, sistem erişimleri ve bilgiler, insan kaynakları yönetimi oryantasyon aşamasında hazırlanmalıdır. Bu süreç, çalışanın kendisini güvende ve rahat hissetmesine yardımcı olur.

2.İlk İzlenim

İlk izlenim, hem kurumun kültürünü hem de yeni işe alınan kişiyi şekillendiren önemli bir andır. Çalışmanın ilk günü, çalışanın şirketle ilişkisinin başladığı gündür. Bu aşamada çalışan bağlılığı, insan kaynakları oryantasyon sürecinde kullanılan küçük ama etkili detaylardan (ofis tanıtımları, hoş geldiniz hediyeleri ve ekip toplantıları gibi) büyük ölçüde etkilenir. Ayrıca yeni işe alınan kişinin şirketin hedef, vizyon ve değerleri hakkındaki düşünceleri büyük ölçüde ilk gün için planlanan insan kaynakları oryantasyon sunumuna bağlıdır.

3.Rolleri ve Sorumlulukları Netleştirmek

Yeni işe alınan bir kişinin hem çalışma ortamına hem de sosyal çevresine uyum sağlaması hayati önem taşır. Bu kişi, iş süreçlerinde yerine getireceği görevleri ve birlikte çalışacağı kişileri öncesinde tanımalı ve farkındalık sağlamalıdır. Bu noktada devreye insan kaynakları oryantasyon süreci girer ve hedef ve beklentilerin anlaşılır bir şekilde karşı tarafa aktarılmasını sağlar. Belirsizlik, motivasyonu ve performansı düşürebileceğinden rol netliği bu süreçte önemli bir faktör olarak yer alır.

4.Teknik Hazırlık

Yeni çalışanlar, çalışmaya başladıkları andan itibaren sistemlere kolayca erişebildiklerinde, sürecin verimliliği ve hızı da onlar için artar. Bu süreçte görev yönetim panelleri, iletişim araçları ve e-posta hesapları gibi teknolojik altyapılar hayati önem taşır. Çalışan ihtiyaç duyduğu konularda ihtiyaç duyduğu yardıma erişebilmeli ve bu araçların kullanımı oryantasyon oturumuna da dahil edilmelidir.

5.İşyeri Kültürüne Uygunluk

Oryantasyon süreci, operasyonel bilgilerin aktarıldığı bir süreç olmasının yanı sıra, yeni işe alınan kişinin şirket kültürü ve değerleriyle tanıştığı bir geçiş süreci olarak da işlev görmektedir. Her şirketin kendine özgü bir çalışma kültürü vardır ve yeni işe alınanların bu kültüre uyum sağlaması beklenir. Yeni çalışanların kısa sürede bu kültüre alıştırılması, şirkete aidiyet duygusunun artmasına ve uyum sürecinin hızlanmasına yardımcı olur. İnsan kaynakları oryantasyon sürecinin bir parçası olan arkadaş sistemleri, mentor atamaları ve ekip içi faaliyetler de sosyal uyumu hızlandırmaya katkı sağlar.

6.Geri Bildirim Mekanizması

Oryantasyon sürecini organize edip yürütmenin yanı sıra, insan kaynakları yönetimi sürecin etkinliğini ve çalışan üzerindeki etkisini de değerlendirmelidir. Kısa anketler veya bire bir görüşmeler, özellikle oryantasyon süreci tamamlandıktan sonra yeni çalışan deneyimini anlamak ve süreci hızlandırmak için temel bilgiler sağlar. Bu sayede çalışanların hangi aşamalarda zorlandığı ve en çok hangi bilgilere ihtiyaç duyduğu gibi ayrıntılara artık daha kolay erişilebilir. Bu ölçümler, insan kaynakları oryantasyon süreci boyunca hataların tekrarlanmasını önleyerek, gelecekteki çalışan deneyiminin sürdürülebilirliğini artırmaya yardımcı olur.

Sonuç

Bir çalışanın işe başladığı ilk gün, yeni bir kariyerin başlangıcı olmasının yanı sıra, şirketin kimliğini tanıması açısından da en önemli zamandır. Yeni işe alınanlara bilgi sağlamanın yanı sıra, işe alım oryantasyonu ve ardından gelen insan kaynakları oryantasyon süreci, kurum içinde bir aidiyet ve güven duygusu oluşturmaya da yardımcı olur. Başarılı bir insan kaynakları oryantasyon sürecinden geçen çalışanlar, iş yerlerine daha hızlı uyum sağlar, şirkette daha uzun süre kalır ve daha iyi bir motivasyonla daha iyi bir performans gösterir. Güçlü bir marka kültürü oluşturmak, büyük ölçüde bir şirketin iyi bir ilk izlenim bırakma becerisine bağlıdır.

Büşra KARAHAN