Şirketlerde KVKK Uyumlu Çalışan Verisi Nasıl Yönetilir?
Kişisel verilerin korunması, günümüz iş dünyasında sadece bir mevzuat gerekliliği değil, aynı zamanda şirketlerin itibarı ve güvenliği açısından kritik bir konudur. Türkiye'deki şirketler, 6698 sayılı KVKK uyarınca çalışan verilerini işlerken kapsamlı yasal sorumluluklar taşımaktadır. Bu rehber, şirketlerin çalışan verilerini KVKK'ya uygun bir şekilde nasıl yöneteceklerine dair detaylı bir çerçeve sunmaktadır.
KVKK Kapsamında Çalışan Verileri Nelerdir?
KVKK hükümleri kapsamında değerlendirilen çalışan verileri oldukça geniştir ve şunları içerebilir:
Kimlik Bilgileri: T.C. kimlik numarası, ikamet adresi, doğum tarihi gibi temel tanımlayıcı veriler.
İletişim Bilgileri: Çalışana ait e-posta adresi ve telefon numarası gibi iletişim detayları.
Finansal Bilgiler: Maaş bilgileri, banka hesap numaraları (IBAN) gibi parasal nitelikteki veriler.
Çalışma Performansı ve Disiplin Kayıtları: İş süreçlerindeki performans değerlendirmeleri ve disiplinle ilgili tutanaklar.
Sağlık Verileri: Özellikle "özel nitelikli kişisel veri" kategorisinde yer alan sağlık raporları, engellilik durumu gibi hassas bilgiler.
Çalışan Verilerini İşlemenin Hukuki Dayanakları
KVKK, kişisel verilerin işlenmesine dair yasal dayanakları belirler. Çalışan verileri için her zaman açık rıza almak zorunlu değildir; belirli durumlarda yasal bir dayanağa dayanarak da işlem yapılabilir. Geçerli hukuki dayanaklar şunlardır:
Sözleşmenin İfası: Çalışma sözleşmesinin gerekliliklerini yerine getirmek (örneğin, maaş ödemeleri veya SGK bildirimleri).
Yasal Yükümlülükler: Vergi ve çalışma mevzuatı gibi kanunlardan kaynaklanan zorunluluklar.
Meşru Menfaat: Şirketin meşru çıkarlarını korumak amacıyla (örneğin, şirket güvenliği veya performans değerlendirme süreçleri), çalışanın temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla.
Çalışan Verileri Toplanırken Nelere Dikkat Edilmeli?
Şirketlerin çalışan verilerini toplama süreçlerinde şeffaf ve adil bir yaklaşım sergilemesi esastır:
Adil ve Şeffaf Veri Toplama: Çalışanlara hangi verilerinin, hangi amaçla ve ne kadar süreyle toplanacağı açıkça bildirilmelidir. İşe alım sürecinde KVKK Aydınlatma Metni'nin imzalatılması bu bildirimin önemli bir parçasıdır.
Veri Minimasyonu (Aşırı Veri Toplamadan Kaçınma): Yalnızca işin gerektirdiği minimum düzeyde veri toplanmalıdır. Örneğin, bir işe alım sürecinde adayın sağlık geçmişi, pozisyonun gerekliliği değilse talep edilmemelidir. Şirketler, hangi verileri tuttuklarını ve neden tuttuklarını belgeleyen bir veri envanteri oluşturmalıdır.
Çalışan Onay Formları: Özel nitelikli kişisel veriler (sağlık bilgisi, sendika üyeliği gibi) için açık rıza alınması zorunludur. Bu rıza metinlerinin anlaşılır, yalın ve çalışanın kendi isteğiyle verilmiş olması önemlidir.
Çalışan Verilerinin Güvenli Saklanması ve Yönetimi
Toplanan çalışan verilerinin güvenliği, veri ihlallerini önlemek ve yasal uyumluluğu sürdürmek için hayati öneme sahiptir:
Veri Saklama Süreleri: Kanuni saklama süreleri göz önünde bulundurularak bir veri saklama politikası oluşturulmalıdır. İşe alınmayan adayların özgeçmişleri gibi veriler, makul bir süre sonra güvenli bir şekilde silinmelidir.
Güvenlik Tedbirleri: Verileriniz şifreleme ile korunmalı, izinsiz erişimler önlenmeli ve kapsamlı siber güvenlik önlemleri uygulanmalıdır.
Depolama Çözümleri: İster bulut depolama ister yerel sunucular kullanılsın, KVKK uyumluluğuna özen gösterilmelidir. Özellikle yerel sunucuların düzenli yedeklenmesi ve güvenlik protokollerinin uygulanması büyük önem taşır.
Çalışanların KVKK Kapsamındaki Hakları ve Şirketin Yükümlülükleri
Çalışanların kişisel verileri üzerinde belirli hakları bulunmaktadır ve şirketlerin bu hakları yerine getirme yükümlülüğü vardır:
Hak Kullanımı: Çalışanlar, verileri hakkında bilgi edinme, düzeltme veya silme haklarını kullanabilir. Şirketler, bu hakların kolayca kullanılabilmesi için bir KVKK başvuru formu sunmalıdır. Başvurulara en geç 30 gün içinde yanıt verilmelidir.
İç Denetim ve Veri İhlali Yönetimi: Veri güvenliği düzenli iç denetimlerle kontrol edilmeli ve gerekli düzeltmeler yapılmalıdır. Bir veri ihlali durumunda, KVKK Kurulu'na en geç 72 saat içinde bildirimde bulunulması zorunludur.
İnsan Kaynakları Süreçlerinde KVKK Uyumlu Adımlar
İK departmanları, çalışan verileriyle doğrudan çalıştıkları için KVKK uyumluluğunda kritik bir role sahiptir:
İşe Alım Sürecinde Aday Verileri: İşe alım platformları KVKK'ya uygun olmalı ve veri güvenliği standartlarına uymalıdır. Reddedilen adayların verileri belirlenen süre sonunda silinmelidir.
Performans ve Disiplin Süreçleri: Performans değerlendirmeleri şeffaf ve objektif kriterlere dayanmalıdır. Disiplin süreçlerinde uygulanan cezalar, kişisel veri ihlaline yol açmayacak şekilde, meşru gerekçelere dayanmalıdır.
Çalışan Sağlık Verileri: İşyeri hekimi kayıtları ayrı ve güvenli bir şekilde saklanmalıdır. Özel sağlık verileri, yasal bir zorunluluk veya açık rıza olmaksızın paylaşılmamalıdır.
KVKK İhlalinin Yaptırımları ve Şirket İtibarı
KVKK'ya uyumsuzluk, şirketiniz için ciddi sonuçlar doğurabilir:
Yüksek Cezalar ve Hukuki Riskler: KVKK ihlalleri, yüksek idari para cezalarıyla ve tazminat davalarıyla sonuçlanabilir. Bu durum, şirketinizin mali sağlığını olumsuz etkileyebilir.
İtibar Kaybı ve Güven Erozyonu: Bir veri ihlali, şirketinizin marka itibarına ve müşteri güvenine onarılamaz zararlar verebilir. Bu tür riskleri en aza indirmek adına şeffaf veri politikaları benimsemek ve etkin bir kriz yönetim planı oluşturmak hayati önem taşır.
KVKK Uyumluluğu İçin Pratik Bir Kontrol Listesi:
●Veri envanteri oluşturuldu ve güncel mi?
●Aydınlatma metinleri güncel ve çalışanlara tebliğ edildi mi?
●Çalışanlara KVKK eğitimleri düzenli olarak veriliyor mu?
●Gerekli veri güvenliği önlemleri (şifreleme, erişim kontrolü vb.) alındı mı?
KVKK Uyumluluğu Bir Zorunluluktan Öte, Bir Güven Stratejisidir
KVKK'ya uyum sağlamak, şirketler için sadece yasal yükümlülüklerden kaçınmaktan çok daha fazlasını ifade eder. Bu, çalışan ve müşteri güvenini inşa etmenin ve sürdürülebilir bir iş modelinin temelini oluşturur. Düzenli denetimler, sürekli yönetim disiplini ve mevzuat güncellemelerinin takibi ile KVKK uyumluluğu, şirketinizin uzun vadeli başarısı için stratejik bir yatırım haline gelecektir.
Zekiye BAĞ